Veranstaltung anmelden: Wer ist Veranstalter, und was brauchst Du?

Wer ist Veranstalter?

Veranstalter ist, wer die Veranstaltung organisatorisch und finanziell verantwortet: Wer sie plant, im eigenen Namen nach außen auftritt, die Verträge schließt, die Einnahmen erhält und das wirtschaftliche Risiko trägt. Wer nur den Raum vermietet, die Technik stellt oder auf der Bühne steht, ist in der Regel nicht Veranstalter.

Schwierig wird es bei Kooperationen: Ein Verein organisiert, die Stadt stellt den Platz, ein Club verkauft die Tickets. Dann können mehrere zugleich Veranstalter sein, mit allen Pflichten. Wer welche Rolle übernimmt, gehört deshalb schriftlich in den Kooperationsvertrag: Wer meldet bei der GEMA an, wer zahlt die Künstlersozialabgabe, wer schließt die Versicherung ab?

Was muss angemeldet werden?

Eine allgemeine »Veranstaltungsgenehmigung« gibt es nicht. Welche Erlaubnisse und Anzeigen nötig sind, hängt vom Ort, vom Programm und vom Bundesland ab. Die häufigsten:

• Ordnungsamt: Öffentliche Veranstaltungen sind vielerorts anzuzeigen, größere oder ungewöhnliche brauchen eine Erlaubnis. Für Feuerwerk, Pyrotechnik oder offenes Feuer gelten eigene Regeln.
• Sondernutzungserlaubnis: Wer Straßen, Plätze oder Parks nutzt, braucht sie von der Gemeinde, oft mit Auflagen zu Lärm, Müll und Rettungswegen.
• Ausschank: Wer bei der Veranstaltung Alkohol ausschenkt, braucht je nach Land eine vorübergehende Gestattung oder muss den Ausschank anzeigen.
• Lärm und Sperrzeit: Für Musik im Freien und späte Veranstaltungen können Ausnahmen nötig sein.
• Versammlungsstätten: Ab einer bestimmten Größe (in Räumen in der Regel ab 200 Besuchern) gelten die Versammlungsstättenverordnungen der Länder mit Pflichten zu Rettungswegen, Brandschutz und verantwortlichem Personal.
• Sicherheitskonzept und Sanitätsdienst: Bei größeren Veranstaltungen verlangen Behörden ein Konzept, abgestimmt mit Feuerwehr und Polizei.

Musik, Künstler und Steuern

• GEMA: Wird Musik gespielt, live oder vom Band, ist die Veranstaltung vorher anzumelden. Wer das vergisst, zahlt in der Regel den doppelten Tarif.
• Künstlersozialabgabe: Wer Künstler bezahlt, muss die Honorare in der Regel an die Künstlersozialkasse melden, auch bei einzelnen Veranstaltungen im Jahr.
• Ausländische Künstler: Auf Gagen an Künstler ohne Wohnsitz in Deutschland ist meist Abzugsteuer einzubehalten und abzuführen (§ 50a EStG). Sonst haftet der Veranstalter dafür.
• Verträge: Gage, Technik, Catering, Ausfall und Rechte gehören in einen Gastspiel- oder Auftrittsvertrag.

Haftung: Was den Veranstalter trifft

Als Veranstalter hast Du die Verkehrssicherungspflicht: Bühne, Wege, Technik und Publikum müssen so gesichert sein, dass niemand zu Schaden kommt. Passiert etwas, haftest Du gegenüber Besuchern, Mitwirkenden und Dritten. Eine Veranstalterhaftpflicht ist deshalb Pflicht im eigentlichen Sinn, auch wenn sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Bei Vereinen haftet zunächst der Verein, der Vorstand nur ausnahmsweise.